无论您的代理机构专注于什么——营销、品牌、广告、媒体——增长都是确保您的业务保持相关性和盈利能力的关键部分。
不增长的机构可能会停滞不前，落后于竞争对手，无法了解客户的需求。这并不意味着每家小公司都应该努力成为行业巨头，而是意味着成功的组织需要扩大规模以满足日益增长的需求和更激烈的竞争。然而，有效的扩张具有挑战性，因为它需要根据部门、有时甚至是个人制定适当的增长策略。如果做得不正确，企业很快就会变得畸形，流程效率降低，运营成本增加，客户满意度降低。
随着客户需求和人才需求变得比以往任何时候都更加不稳定，使用许多企业现有的工具来大规模管理代理机构运营变得越来越困难——专注于任务协作的单点解决方案、在面向客户的项目执行方面表现不佳的前台和后台办公套件，当然还有电子表格。幸运的是，现状正在改变——您的企业现在可以利用专门为满足代理机构的独特需求而设计的专用 SaaS 技术，确保团队能够克服关键的运营挑战并建立一条通往可扩展性和可持续增长的清晰道路。
在这篇博客中，我们将探讨机构面临的最大扩展挑战是什么，以及正确的技术如何帮助您应对这些挑战并使您的机构保持领先地位。
五大扩展挑战及技术解决方案
挑战一：现金流不足
如果您将企业视为一个身体，将每个部门视为身体的重要组成部分，那么现金就是流经每个区域的血液，以保持一切健康并以最佳方式运作。扩张需要金融投资，如果做得正确，应该能带来丰厚的投资回报。这意味着必须能够始终如一地为您所做的工作开具账单，并减少可能限制或浪费您的投资的账单错误等现金流中断。这在代理机构环境中可能是一个挑战，因为创意人员通常会对防止收入流失和利润侵蚀的流程（如时间捕获）感到不满。
在最坏的情况下，缺乏合规性和治理可能会严重阻碍现金流，以至于企业可能难以履行其工资支付义务。对于代理机构来说，重要的是确保创意人员拥有做出决策所需的背景信息，以保持盈利能力并确保企业能够根据客户需求进行扩展。
解决方案：使用将项目和资源管理与财务管理相结合的专用解决方案将帮助您更好地了解决策的成本和收入影响，减少收入流失并加速现金流。有了这些见解，您的机构将能够更好地实现收入目标并确保足够强劲的现金流，以便对业务的未来进行有影响力的投资。
挑战2：在错误的时间进行扩展
您的业务并非存在于真空中。虽然当您的公司似乎需要扩张时，您可能会想大举扩张，但增长有正确和错误的时间。您的业务盈利能力是否稳定，还是您经历的需求只是暂时增加？您是否创建了强大的业务模式并创建了适合市场的一系列产品？这是您需要了解的重要背景，以确保您的业务拥有稳定的增长基础。
此外，了解您周围的市场条件是否有利于增长，以及预测表明新机会或未来是否可能出现衰退也很重要。长期来看，扩张应与真正的市场需求保持同步，这样您的扩张及其相关的成本增加将反过来获得更大的利润。这就是基于市场趋势和销售渠道的可靠预测发挥作用的地方，这样您就可以做出正确的决策。
解决方案：拥有可靠的预测解决方案将帮助您了解企业的长期需求，而不仅仅是短期需求。这些解决方案应与整个企业生成的数据相结合，以可靠地预测公司绩效，从而实现适时的扩展。
挑战3：业务流程不一致
您的业务流程（包括从销售渠道到工资单的所有内容）需要以考虑到公司当前规模和状况的方式进行管理。随着部门的发展、新产品和工作实践的增加以及日常工作需求在扩展过程中发生变化，如果您的业务流程没有随着您所做的更改而更新，它们可能会变得不一致和过时。
这些现在不一致的流程可能会导致项目延迟、生产力下降、计费错误、任务分配错误以及与客户沟通不畅。随着您扩大规模和添加新角色，流程必须与使用它们的人员一起改变。
解决方案：通过项目管理解决方案来管理您的流程，该解决方案可以推动整个项目生命周期（从范围确定到人员配备再到交付再到结算），而不是依赖脱节的系统，甚至只是项目经理的头脑和体力劳动，您可以对整个公司迅速采用的工作流程进行详细调整。这确保采用和维护符合扩展最佳实践的新业务方式。
挑战 4：缩小规模的同时扩大规模
规模扩大并不一定意味着员工人数增加。相反，规模扩大可能意味着通过重组、增加所需人员以及降低不再重要的工作的优先级来适应不断变化的需求。客户需求的变化可能意味着某些产品和服务不再有需求，您的企业需要足够敏捷和响应才能看到这一点并做出相应的改变。规模越大并不总是越好。
当然，重组团队和取消服务项目应该像扩大和增加职位一样谨慎和深思熟虑。如果做得好，你的公司将专注于利润最高的领域，并削减浪费资金的领域。
解决方案：强大的资源管理系统将向您展示计费利用率与盈利能力之间的关联，以及这种关系如何随着业务规模的扩大而发生变化。不要只看您企业的平均利用率——分析团队和资源的利用率，以了解团队成员可能在哪些方面精疲力竭或无所事事。这将帮助您做出改变，平衡利用率，并确保员工的每一项计费资源都为您的机构的盈利能力做出贡献。
挑战 5：以正确的速度在整个业务范围内扩展
由于扩大规模并不总是解决服务需求增加的办法，因此了解代理机构扩张是否应采取雇用和吸纳更多全职或兼职员工的形式，还是增加承包商的使用非常重要。
此外，还要考虑更大的团队和业务流程的变化对组织其他部门的影响。在扩大面向客户的团队的某个阶段，人力资源和财务等内部部门可能也需要扩大规模，以适当满足更大团队和更大服务组合的需求。在扩展过程中需要考虑所有这些因素。
解决方案：为机构构建的现代技术可以提供与甘特图、资金消耗率和其他与任务及其分配的资源直接相关的项目测量功能，从而帮助您识别组织内的瓶颈和沟通问题。利用这些见解可以确定内部和面向客户的团队真正需要扩展的地方，以便对扩展要求做出有节制的响应。结果是做出明智的、有利可图的决策。
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